Guadagnare per tempo e ragionare per obiettivi, per mettere a fuoco le cose importanti.
Tra il mare magnum di attività che ogni giorno ci sommergono, sapersi organizzare per fare ciò che conta davvero è più che importante. Essendo le giornate composte da un numero invariabile di ore, dovremmo imparare a “generare” del nuovo tempo da quello già disponibile. Con questa affermazione mi riferisco a un’abilità con cui mi trovo spesso a lavorare, in supporto a manager di grandi aziende: la capacità di definire e darsi delle priorità. In questo senso è, come spesso accade, molto utile partire dall’etimologia stessa della parola.
Cosa sono le priorità
La parola priorità è un sostantivo femminile invariabile, ovvero uno di quelli che mantiene la forma singolare anche al plurale. Questo già dovrebbe darci ragione
del fatto che non tutto è una priorità, ma che anzi poche – se non solo una cosa – lo sono. Mi piace pensare alla nostra, o alle nostre, priorità come ciò che è per noi, o per il nostro team di lavoro, davvero importante. La parola importante deriva, invece, dal latino e significa “portare dentro”. È perciò riferita a quello che abbiamo nel cuore e che, di conseguenza, riveste per noi un aspetto rilevante, a tratti quasi sacro.
Definire una scala di importanza
Conosco molti modelli utili alla capacità di definire delle priorità, dal principio di Pareto alla matrice di Covey. Il principio di Pareto fu sviluppato nel 1896 da Vilfredo Pareto, un economista italiano che osservò come il 20% delle cause produce l’80% dei risultati, e viceversa. Osservò tale rapporto in diversi campi d’indagine, motivo per il quale iniziò ad applicarlo anche a scopi professionali: si tratta di identificare quel 20% di attività più ad alto impatto (per benessere, produttività, sviluppo delle relazioni e quant’altro) e applicare a esse i nostri maggiori sforzi, puntando all’80% dei risultati. Facciamo un esempio: per un libero professionista, i piccoli investimenti di tempo usati per promuovere la sua attività sui social network potrebbero essere quelli capaci di portargli la maggior parte dei clienti. A questo punto sarà necessario comprendere quanto sia importante non sottrarsi a tale attività, ma al contrario dedicargli sempre più tempo. La matrice di Covey è, invece, uno strumento di gestione delle attività che aiuta ad organizzarsi e, al contempo, ad assegnare alle nostre attività la giusta priorità in base all’urgenza e all’importanza. Le attività urgenti sono quelle legate alla dimensione temporale, mentre quelle importanti a quella più strategica. La matrice è composta da quattro quadranti, ciascuno con le sue caratteristiche, all’interno dei quali andrebbero inscritti specifici compiti. Nella sezione “importante-urgente” si troveranno le attività non solo strategiche, ma anche da svolgere subito, motivo per il quale viene chiamato “quadrante della crisi”. Più attività dovrebbero stare invece nel quadrante “importante-non urgente”, mentre pochissime in quello “non importante-non urgente”.
Il “metodo delle priorità”
Esiste poi un’ulteriore tecnica: il “Metodo delle priorità” elaborato dalla life coach Lily Silverton. Lo scopo di tale approccio è quello di liberarci parzialmente da alcune influenze del mondo esterno, qualunque esse siano, per cercare di orientarci a noi stessi e ai nostri desideri più personali. Il metodo consiste anzitutto nel trovare il proprio perché, ovvero il motivo per cui facciamo le cose. Le domande che dovremo porci sono: “Cosa mi rende felice? Quale scopo è per me importante?”. In seconda istanza dovremo comprendere se tali perché, capaci di illustrarci il senso più profondo del nostro essere e del nostro fare, corrispondono con il lavoro che svolgiamo o con le attività in generale a cui dedichiamo più tempo. Se così non fosse, il compito sarà quello di ridefinire, di volta in volta, il tempo allocato nelle specifiche attività, che siano lavorative o personali, al fine di avvicinarci il più possibile a ciò che ci permette di stare bene. Lily Silverton ha divulgato questo suo metodo anche in un libro, The Priorities Method Journal, ricco anche di esercizi e compiti quotidiani, capace di guidarci passo dopo passo in quest’avventura di crescita e benessere personale.
A cura di Alessandro Fortis
Formatore soft skill e coach Bergamo